Ter atenção no momento de preparar e enviar um convite é de grande importância para não causar embaraço e constrangimento aos convidados. Precisa-se ter cuidado para não comprometer o objetivo e a natureza do evento.

Se você deseja que os convidados tenham conhecimento previamente da data do evento, mande um cartão para que eles tomem conhecimento da data e se preparem antecipadamente para esse acontecimento. Esse cartão pode ser enviado por e-mail, correio ou fax. Há uma expressão conhecida internacionalmente – Save the Date – que significa reservar uma data para um acontecimento importante, cujo convite será enviado posteriormente.

Quando for preparar um convite, identifique quem convida, o motivo, o tipo de evento, a data, o horário, o local, o traje, se necessário e o número telefônico caso deseje confirmar presença. A sigla das palavras francesas Répondez s’il vous plaît, (As letras R.S.V.P.) são colocadas do lado esquerdo do convite e abaixo o número telefônico. Se for o caso, coloque também o endereço, porque muitas pessoas jogam o envelope fora antes de responder um convite. A confirmação de presença permite que o anfitrião organize melhor o evento, principalmente referente a lugares e alimentos.

Convide com antecedência devida. Normalmente, para reuniões ou jantares informais em residência, convida-se com oito dias de antecedência. Para aniversários, bodas, vernissages, lançamentos de livros, inaugurações, homenagens, despedidas, confraternizações e coquetéis em geral, convida-se com dez dias de antecedência. Para grandes ocasiões formais ou cerimoniais, como casamentos e formaturas e grandes festas, convida-se com trinta dias de antecedência.

Quando o convite for exclusivo não cabe levar um acompanhante. Muitas vezes, em cerimônias oficiais e solenidades existem muitas gafes. Observa-se que o convite não é confirmado e muitas vezes manda-se um representante indevido. Algumas autoridades chegam atrasadas e ainda são citadas na nominata. O melhor é não interromper a cerimônia para saudar o atrasado.