Noções de Organização de Eventos

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Momento do Juramento na Solenidade de Posse da Dra. Geni Silveira Schuster, no cargo de Desembaegadora do Tribunal de Justiça de Sergipe no dia  16/07/2010 

Fotos de César de Oliveira

Os eventos são marcantes na vida das pessoas, principalmente quando chegam a emocioná-las, comungando interesses, sentimentos e idéias. A base do evento é a reunião de pessoas, uma integração com objetivos comuns num processo de comunicação.
Os eventos visam consolidar acordos e intenções, divulgar filosofias, atingir objetivos múltiplos de empresas e instituições, utilizando ferramentas de informação para promover produtos e serviços.
Essa extensa atividade econômica e social faz-se necessário de profissionais capacitados na organização de eventos com conhecimento de planejamento estratégico, financeiro e administrativo. Conhecimento de comunicação e marketing, normas de cerimonial e leis de protocolo.

CLASSIFICAÇÃO:

 

A Desembargadora Geni Schuster assina o Termo de Posse

Institucional: Cria ou firma conceito da imagem da empresa.

Ex.: solenidade de posse, sessões solenes, inaugurações, palestras, outorga de títulos e medalhas, homenagens.

Promocional: Divulga e promove o produto ou serviço sem fins mercadológicos.

Ex.: Campanhas de divulgação ou incentivo, palestras, encontros.

Mercadológico: Divulga ou promove o produto, em apoio a marketing, com fins lucrativos.

Ex.: feiras comerciais, lançamento de produto, desfiles.

 

Ë    ALGUMAS NOÇÕES DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS SERÃO MENCIONADAS A SEGUIR ONDE PREVALECERÁ A PRATICIDADE:

A Desembargadora Geni Schuster sendo condecorada com o Colar do Mérito Judiciário

Quando pensamos em organizar um evento, devemos em primeiro lugar dimensioná-lo, observar o porte, observar se o local é proporcional para acomodar os supostos convidados, identificando o público-alvo e fazer avaliação financeira.A data deverá ser conveniente, sem ter ao mesmo tempo outro evento de igual importância e com o mesmo público específico a acontecer.

Defina o tipo de evento, o que se pretende alcançar e qual seu objetivo Local, data e horário.

Faça o convite no computador ou em gráfica.

Envie pelo correio com antecedência conveniente para que os convidados tenham tempo de se organizar, mas lembre-se que se for entregue com muita antecedência eles poderão esquecer.

 

O e-mail ou fax também servem para relembrar o convite.

 

Des. Ricardo Múcio Santana de Abreu Lima saudando a Desembargadora recém espossada

Atualize a mala direta e imprima os endereços nos envelopes ou etiquetas e remeta-os, sempre com listas que comprovem a postagem, pois sempre têm pessoas que afirmam o não comparecimento, dizendo que não receberam o convite.

 

Analise os apoios operacionais, logísticos e de pessoal.

 

 

 

Ï    SOLENIDADE DE POSSE

(Deve ser adaptada a filosofia de sua organização com regimento interno próprio).

 

Autoridades e familiares na Posse da Desª. Geni Schuster

Os superiores da Instituição devem tomar seus assentos no plenário. Nas posses do Tribunal de Justiça, os desembargadores que compõem o colegiado adentram ao plenário juntamente com o procurador-geral da justiça e o secretário judiciário.

 

O Presidente abre a sessão solene de posse

Se o governador e o presidente da assembléia legislativa estiverem presentes eles também tomam assento à mesa ou podem adentrar acompanhados de algum membro do colegiado que o presidente solicitar

 

Desª. Geni Schuster ocupando a sua cátedra no Tribunal Pleno
e proferindo o discurso

·        O presidente chama o empossado

·        Execução do Hino Nacional

·        O secretário lê o termo de posse

·        Compromisso de posse se  houver

·        Assinatura do livro de Posse

·        Saudação do empossado (poderá ser feito por umas três pessoas)

·        Oração gratulatória do empossado

·        Execução do hino de Sergipe

·        Encerramento da Sessão Solene

A Desª. Geni Schuster com o esposo Silveira e filhos Saul e Lucas

·        Cumprimentos

·        Coquetel

 

 

     CHECK LIST DE POSSE 

 

·        Agendar auditório

·        Release para imprensa

·        Lista de convidados da instituição e do empossando

·        Confecção de convites

·        Remessa de Convites

·        Cartõezinhos de reserva de cadeiras para familiares e amigos do empossando. (entregar junto com o convite)

·        Roteiro

·        Passagem do roteiro para o empossando

·        Contato com pessoas que irão discursar

·        Contato com o Secretário para ata de posse

·        Sonoplasta

·        Banda de Música para os Hino

·        Nacional e Municipal

·        Guardas de Honra

·        Recepcionistas

·        Banheiros

·        Garçons

·        Bandeiras

·        Ornamentação

·        Tapete/Passadeira

·        Organizadores de fila

·        Cinegrafista

·        Fotógrafo

·        Bufê

·        Cartões de reservado para cadeiras de autoridades

·        Prismas de mesa

·        Cartão de chão

·        Nominata de autoridades para saudação

 

Ï    CONDECORAÇÕES/OUTORGA DE TÍTULOS

Cerimônia solene que consiste em homenagear pessoa física ou jurídica em reconhecimento a serviços prestados, com a entrega de título, diploma ou insígnia.

·        Preparação da documentação para escolha e aprovação da pessoa ou entidade que deseja homenagear

·        Confecção do diploma

·        Confecção de troféu ou placa (dependendo da situação)

·        Confecção de insígnia (em caso de entrega de comenda)

·        Som instrumental significativo no momento da entrega (contatar dois soldados )

·        Soldado com o fardamento de gala, munido de bosolé ou bandeja para servir de apoio a comenda e diploma.

 

  SEQÜENCIA DA CERIMÔNIA

1.          O mestre de cerimônias inicia a cerimônia e compõe a mesa de honra

2.          Entrada do homenageado, que sentará à mesa ou em lugar reservado

3.          Recepcionistas indicam as cadeiras

4.          Todos permanecem de pé para a execução do Hino Nacional

5.          Leitura sobre a honraria oferecida

6.          Currículo do homenageado

7.          Entrega da Homenagem

8.          Agradecimento do homenageado

9.          Pronunciamento final do anfitrião ou se estiver presente o governador, este será o último a falar.
10.
Coquetel

O texto acima se trata da opinião do autor e não representa o pensamento do Portal Infonet.
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