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| Arquivo está sendo organizado (Fotos: Ascom IFS) |
Toda empresa gera um número elevado de documentos. Muitos deles precisam ser arquivados durante um prazo determinado. Outros têm valor histórico ou probatório e devem ser armazenados por tempo indeterminado. No Instituto Federal de Sergipe (IFS), todos esses documentos ficam armazenados no Arquivo Geral.
De acordo com Artur Moreira, coordenador Geral de Bibliotecas, Arquivos e Museus, a situação do arquivo do IFS no Campus Aracaju até bem pouco tempo era caótica. “Víamos caixas-arquivo espalhadas pelo chão, pilhas de documentos soltos pelas mesas e até mesmo postos diretamente sobre o piso, nenhum instrumento de pesquisa e localização do acervo, o ambiente era contaminado por poeira, fungos e outros microorganismos, a ventilação precária, enfim, uma infinidade de inconformidades e situações de risco aos servidores e ao patrimônio documental da instituição”, explica.
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| Artur Moreira: "Ambiente estava contaminado por poeira e fungos" |
Para solucionar a questão, a Reitoria instituiu a Comissão de Avaliação e Gestão de Documentos e Arquivos, cujos trabalhos encerraram-se no mês de agosto. Os membros da referida comissão acompanharam e corroboraram a metodologia e desenvolvimento das atividades de organização do acervo do órgão, propostas no projeto de organização do arquivo.
Artur conta que a primeira etapa do projeto, denominada ‘Mapeamento do Acervo do Arquivo Geral’, foi realizada de 23 de maio a 28 de julho deste ano. Durante esse tempo, foi feito um levantamento inicial dos volumes armazenados nas estantes, resultando no registro, em formulário específico, de mais de 4 mil caixas-arquivo.
Preservação
De acordo com Camila Nascimento, servidora que está envolvida no projeto de organização do Arquivo Geral, o maior ganho com a iniciativa será a facilidade em encontrar documentos. “Com o acervo organizado, os documentos solicitados constantemente pelos órgãos de fiscalização serão encontrados com maior facilidade, dando celeridade aos processos”, afirma.
Para o bibliotecário Artur, a organização do arquivo terá grande impacto sobre a preservação e o acesso à memória documental do IFS. “Além disso, esse projeto vai gerar a redução de riscos provenientes da não localização de documentos importantes à gestão do Instituto nas suas atividades de rotina, como instrução de processos e atendimento às demandas de órgãos de fiscalização, como a Controladoria Geral da União (CGU).
Outras ações estruturantes estão sendo planejadas, dentre elas a instalação de arquivos deslizantes em substituição às estantes instaladas no local, ampliando a capacidade de armazenamento de documentos e oferecendo melhores condições de preservação e conservação da área e do acervo. A contratação de serviços de digitalização e microfilmagem de documentos também compõe o escopo de trabalho das próximas etapas do projeto, assim como a aquisição de equipamentos de produção, leitura e reprodução de imagens armazenadas em microformas.
O trabalho de organização do Arquivo Geral é parte de um projeto maior que pretende estabelecer o Sistema de Arquivos do IFS, oferecendo as condições necessárias à gestão da massa de documentos produzidos e recebidos pelo instituto em todas as suas áreas e campi. Assim, serão normatizados o armazenamento, a produção, prazos de retenção e transferência dos setores de origem para os arquivos intermediários e permanentes da instituição.
Fonte: Ascom IFS
